其次，遣词要贴切。公文的选词、用词非常严格，尤其是我们汉语的同义词和近义词非常多，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。比如，“优异”“优秀”“优良”，这三个词的词义粗看相近，细看则有程度的差别。“鼓舞”“鼓动”“鼓励”，从词义上看并无明显差异，但角度和含义亦有不同。写作过程中到底用哪个词、不用哪个词呢？这就要求我们精心辨析每个词在词义轻重、范围大小、适用对象、语体色彩、感情色彩等方面的差异，选择最为准确的加以使用。在这一点上，周恩来总理1954年4月28日在日内瓦会议上讲话中的一段文字就是一个极好的范例：
我们认为，美国在亚洲的侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干涉应立刻停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤出，驻在亚洲各国的外国军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。
这段话措辞的准确度堪称典范。其中有三组意义相近的语词：“制止、停止、防止”，“保证、尊重、保障”，“撤除、撤退、取消”。这些语词都运用得极其精确，以第一组为例：“制止”对应于侵略行动，“停止”对应于干涉内政，“防止”对应于日本军国主义的复活，搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置，意义就会产生一定的错乱。
